社長、その資料を
最後に見たのはいつですか？

毎月、社員が時間をかけて作っている経営資料。

売上実績、経費の集計表、得意先別の売上ランキング……。

きれいに数字が並び、グラフまで付いている資料もあるでしょう。

ところで社長、その資料を最後にじっくり見たのはいつですか？

「毎月届いているけれど、最近はあまり見ていないな」

もしそう感じたなら、一度考えてみてほしいことがあります。

その資料は、今も本当に必要なのでしょうか。

もちろん、社長が見ていないからといって、不要とは限りません。ほかの部署で活用されているかもしれません。

ただ、作ることが当たり前になり、誰も必要性を確認していない資料があるとしたら、少しもったいない話です。

その資料、何のために作っていますか？

例えば、毎月3時間かけて作っている売上集計表があるとします。

担当者は各部署からデータを集め、Excelに入力し、グラフを整えて提出します。

ところが、その資料を受け取る側は、ざっと目を通すだけ。

会議で使われるわけでもなく、何かの判断に役立てられるわけでもありません。

これでは、せっかくの3時間が十分に生かされていないことになります。

※月3時間、12か月として計算した仮の例です。

もちろん、時間がかかっているから悪いわけではありません。

その資料によって大切な経営判断ができているなら、作る価値は十分にあります。

問題は、時間をかけて作っているのに、何の判断にも使われていないことです。

資料を減らす前に、社長に考えてほしいこと

では、使われていない資料を見つけたら、すぐに作成をやめればよいのでしょうか。

私は、そうとは限らないと思います。

なぜなら、資料そのものが不要なのではなく、経営判断に必要な情報が載っていないだけかもしれないからです。

例えば、売上の一覧表。

得意先別の売上金額がずらりと並んでいても、それだけでは経営判断につながらないことがあります。

しかし、そこに前年との比較や粗利益の情報が加われば、どうでしょうか。

「売上は増えているのに、利益が減っている得意先がある」

「特定の得意先への依存度が高くなっている」

そんな変化に気づくきっかけになるかもしれません。

資料を作る目的は、数字をきれいに並べることではありません。

社長が会社の状況を理解し、次の判断をするために役立つこと。

その視点で、資料の中身を見直してみてはいかがでしょうか。

Excelの表を増やすより、見るべき数字を絞る

「経営に役立つ資料を作ろう」と考えると、あれもこれも数字を載せたくなるものです。

しかし、数字が多ければ、良い資料になるわけではありません。

例えば、毎月の経営会議で使う資料なら、次のような情報に絞る方法もあります。

• 売上と利益は、予算に対してどうだったか
• 前年と比べて、大きく変わった項目は何か
• その変化は、なぜ起きたのか
• 次に確認したいこと、対応すべきことは何か

大切なのは、すべての数字を一度に見せることではなく、社長が気づくべき変化を、わかりやすく伝えることです。

Excelでも、見せ方を少し工夫するだけで、数字の意味が伝わりやすくなります。

例えば、予算と実績の差が大きい項目を目立たせたり、月ごとの推移をグラフにしたりする方法です。

ただし、グラフを増やすことが目的になってはいけません。

「この数字を見て、何を判断してほしいのか」

それを先に考えることが大切です。

資料を作る人だけに、改善を任せない

資料の見直しを進めるとき、もう一つ大切にしたいことがあります。

それは、実際に資料を作っている社員の話を聞くことです。

例えば、毎月の資料を作るために、複数のシステムから数字を取り出し、Excelに転記しているかもしれません。

その作業に時間がかかっているのであれば、資料の中身だけでなく、作り方も見直す余地があります。

必要な数字を整理し、データの取り込みや集計を簡単にする。

場合によっては、Excelの機能や自動化ツールを使うことで、手作業を減らせることもあります。

ただし、ここでも順番が大切です。

まず、必要な資料なのかを考える。次に、必要な情報を整理する。そして、作成方法を改善する。

必要性が曖昧なまま自動化しても、使われない資料が早く完成するだけかもしれません。

業務改善は、便利なツールを作ること自体が目的ではありません。

作る人の負担が減り、使う人にとっても役立つ。

そんな仕組みを、関係者と一緒に考えていくことが大切だと思います。

次の会議で、ひとつだけ確認してみませんか？

次に経営資料を受け取ったとき、こんなことを考えてみてください。

「この資料を見て、私は何を判断しただろう？」

すぐに答えが浮かぶ資料もあれば、そうでない資料もあるかもしれません。

もし使い道がはっきりしない資料があれば、担当者に作成をやめるよう指示する前に、何のために作っているのか、誰が使っているのかを確認してみましょう。

そのうえで、必要な資料はもっと役立つ形にする。不要な作業は減らす。

それだけでも、社員の時間の使い方や、経営判断の質を見直すきっかけになります。

当たり前のことですが、忙しい毎日の中では、つい忘れてしまうことなのかもしれません。